Política de Privacidad

POLÍTICA DE PRIVACIDAD ASOCIACIÓN CULTURAL ACADEMIA COTOPAXI

En virtud de la Constitución de la República del Ecuador, considerando el derecho fundamental sobre la protección de datos y privacidad de tratamiento de datos personales, ASOCIACIÓN CULTURAL ACADEMIA COTOPAXI. (en adelante, simplemente “ACADEMIA COTOPAXI”) ha desarrollado esta Política de Privacidad en Materia de Protección de Datos (en adelante “Política”) con la finalidad de determinar y detallar los niveles de protección de cualesquiera datos personales, cuando éstos se recopilen, analicen, procesen, comuniquen, transfieran, actualicen, archiven, conserven, modifiquen o eliminen, en estricto cumplimiento de los principios, derechos y obligaciones determinados en las normas. Esta política tiene como propósito dar cumplimiento a las disposiciones legales del Ecuador, particularmente dar cumplimiento a lo establecido en la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales publicada en el Registro Oficial Suplemento 459 de 26 de mayo de 2021, a través de la cual se establecen las disposiciones generales que regulan la materia (en adelante, “LOPDP”). 

ACADEMIA COTOPAXI está comprometido a tratar la información de manera lícita, transparente, oportuna y limitado a lo necesario en relación con los fines pertinentes.  

1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

ACADEMIA COTOPAXI en su calidad de responsable, se encuentra domiciliada en De Las Higuerillas E16-102 y Alondras en la ciudad de Quito, Ecuador.

2. TÉRMINOS Y DEFINICIONES 

3. ALCANCE

ACADEMIA COTOPAXI pone a disposición a los miembros del equipo de liderazgo administrativo  y a quienes represente,  Proveedores, Visitantes, Personas Autorizadas, Padres de familia y estudiantes, Comunidad educativa que incluye al personal administrativo y docentes y Aspirantes, la política de tratamiento de datos personales, recolectados en la prestación de servicios y/o productos ofrecidos por ACADEMIA COTOPAXI; con el propósito de comunicar la finalidad de la recolección de los datos, el uso, casos en los cuales se comparte la información y la forma de protección, así como los derechos que le asisten a los titulares de la información y los procedimientos implementados por ACADEMIA COTOPAXI para su ejercicio.

4. DATOS PERSONALES QUE SON TRATADOS

Los datos personales que son tratados por ACADEMIA COTOPAXI pueden provenir de las siguientes modalidades y fuentes: 

MODALIDADES

Datos entregados por su titular: _ El titular de derechos entrega: datos identificativos (nombre, apellidos, cédula, teléfono, imagen, correo electrónico, ciudad, dirección, etc.) datos sensibles (datos de salud, datos genéticos, datos crediticios, datos biométricos, datos de geolocalización, pasado judicial, discapacidades, datos de menores) entre otros.

Datos generados como consecuencia contractual: Los datos personales del titular son obtenidos conforme al desarrollo, mantenimiento o inicio de la relación entre este con ACADEMIA COTOPAXI. 

Datos inferidos:  La Institución mediante la realización de perfilados con el consentimiento previo del titular recaba datos personales.

Datos procedentes de terceros: Los terceros pueden ser pertenecientes al sector público o privado, de información pública o de fuentes de acceso público (información procedente de registros públicos, diarios y boletines oficiales, repertorios telefónicos, listas de personas pertenecientes a grupos de profesionales, sistemas de información crediticia, redes sociales, etc.).

FUENTES

Usuarios Página web y redes sociales:

• A través de los formularios de: vacantes disponibles, proceso de aplicación en línea, agendamiento de cita para realizar un tour presencial o virtual, contáctese con nosotros ubicados en las páginas web de la Institución (Academia Cotopaxi, The One Institute, Imagine), así como través de redes sociales como Facebook, Instagram y otros. 
• A través de las aplicaciones de uso institucional y educativo de ACADEMIA COTOPAXI.
• Medios de pago electrónicos  
• Registro de solicitud de interés por cuenta del interesado. 

 Otros medios tecnológicos y otros: 

• Mediante el intercambio de correos electrónicos.
• A través de llamadas telefónicas.
• Mediante formularios de eventos realizados por ACADEMIA COTOPAXI.
• Mediante facturas de prestación de servicios.
• Mediante WhatsApp.
• Mediante el registro a clases de juegos o extracurriculares ofertadas.
• Mediante la contratación de servicios de cursos de idiomas. 
• Mediante el acceso a plataformas o base de empleo.
• Mediante el formulario de solicitud de ejercicio de derechos de la Institución. 
• Mediante las transmisión o transferencia por parte de Aliados estratégicos.
• Mediante la inscripción de estudiantes a la Institución. 

Colaboradores

• Hojas de vida de los trabajadores.
• Contrato de trabajo
• Cámaras de seguridad de la Institución. 
• Sistema biométrico para identificación de ingreso a la Institución, previa autorización expresa.
• Formatos de afiliación a seguros de vida y salud debidamente autorizados por el titular.

Proveedores

• Ofertas de servicios.
• Intercambio de correos electrónicos.
• Contratos de prestación de servicios

1. ENLACES & APLICACIÓN PREFERENTE:

Algunos de los enlaces con los que cuenta nuestra página web son los siguientes:

1. Política de privacidad
2. Aviso Legal – Sección 

Declaración: Cuando navegue por la sección ACADEMIA COTOPAXI de nuestra página web, puede que interactúe con las páginas de: THE ONE INSTITUTE o IMAGINE. En tal caso, el Aviso de Privacidad de ACADEMIA COTOPAXI es el único aplicable.

5. TIPO DE DATOS QUE SERÁN TRATADOS E IDENTIFICACIÓN DE SUS TITULARES

• Datos de candidato cargo laboral, por ejemplo, estatus migratorio en el caso de ser extranjero, información de contacto, información sobre el CV, historial laboral, referencias laborales e información de formación, conocimientos, certificados de pasado judicial y récord policial; entre otros.
• Datos personales de aspirantes /interesados incluyen datos básicos (por ejemplo, nombre, apellidos, dirección, ciudad, número de teléfono, dirección de correo electrónico, nacionalidad, fecha de nacimiento, pasaporte, sector al que pertenece, voz, por grabación de comunicaciones telefónicas, imagen por documento de identidad)
• Datos personales del padre de familia incluyen datos básicos (por ejemplo, nombre, apellidos, dirección residencial, ciudad, calle principal, barrio, nombre conjunto, zona,  número de teléfono, dirección de correo electrónico, nacionalidad, información crediticia, género, ocupación principal, profesión, firma manuscrita o electrónica, voz por grabación de comunicaciones telefónicas, imagen, institución/lugar de trabajo, cargo actual, relación de dependencia, dirección de trabajo, ciudad, calle principal, barrio, ingresos, cargas familiares, nombre cónyuge, cédula cónyuge, lugar de trabajo cónyuge, cargo, dirección, teléfono, correo electrónico).
• Datos personales de los colaboradores Datos personales del personal de la institución. 
• Datos personales de los estudiantes incluyen datos básicos como: nombres, apellidos, dirección residencial, ciudad, calle principal, barrio, nombre conjunto, zona, número de teléfono, imagen, dirección de correo electrónico, nacionalidad, , género, datos personales de categoría especial siendo estos de salud y datos biométricos. 
• Datos personales de proveedores datos de personas o miembros del personal de los proveedores, por ejemplo, información de contacto, información contenida en correos electrónicos y otras comunicaciones comerciales, información sobre cuentas bancarias; datos de productos y servicios contratados, características de los productos y servicios contratados, contratos, facturación, consultas, peticiones y reclamaciones realizadas, entre otros.
• Datos personales de usuarios de páginas web, por ejemplo, direcciones IP, datos de localización, datos de archivos de registro, información de contacto. Datos de usuario y contraseña para registro y acceso en Apps o plataformas web de ACADEMIA COTOPAXI.

1. Datos sensibles

Para el caso de datos sensibles será potestad del titular y/o su representante legal otorgar la autorización explícita para el tratamiento de dicha información. En los eventos de recepción de datos sensibles, ACADEMIA COTOPAXI garantiza mantener la seguridad y la confidencialidad de estos.

• Datos relativos a pasado judicial, condición migratoria, datos biométricos.
• Datos relativos a la salud serán tratados con el deber de confidencialidad y secreto médico que determina la legislación aplicable.
• Datos crediticios que permiten realizar transacciones y pagos de la institución. 
• Datos de menores de edad.
• Datos de personas con discapacidad.

Los datos recolectados se almacenaran y/o procesaran en las siguientes bases de datos de la institución: ALMA, GOOGLE WORKSPACE, SLACK, MICROSOFT DYNAMICS, PAYROOM ERP, ISAC, SUPREMA, MOAC, MYELT, MYENGLISHLAB, SEESAW, STORYPARK,MAILCHIMP,CERTIPORT,ONTRACK,CÁMARAS DE VIDEOVIGILANCIA, NWEA, LANGLION, IB, ATLAS, STORY BIRD, EPIC!, RAZ-KIDS, IXL, CLEVER, FOLLET, MDM APPLE, ASSET ESCENTIALS, SERVIDOR SISTEMAS DE COPIAS, SERVIDOR BOOKROOM, IT HELP DESK, IT INVENTORY, CAFETERÍA, SISTEMA ARF, ya sean propios, o contratados con terceros y/o proveedores, localizados dentro o fuera del país que cumplan con las características de puerto seguro, y que garanticen todas las medidas de seguridad de la información, disponibles en medio físico y/o digital directamente en las oficinas de ACADEMIA COTOPAXI y/o en instalaciones de terceros y/o proveedores de ACADEMIA COTOPAXI, almacenamiento de datos personales y de categoría especial debidamente autorizados por los titulares.

6. PRINCIPIOS Y DISPOSICIONES RECTORAS QUE ACADEMIA COTOPAXI, SUS COLABORADORES Y SOCIOS COMERCIALES APLICARÁN PARA EL ADECUADO TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

PRINCIPIOS

Los principios que regirán el tratamiento de datos personales en la Institución desde su recopilación serán los siguientes:

a. Principio de Juridicidad: Los datos personales deben tratarse con estricto apego y cumplimiento a los principios, derechos y obligaciones establecidas en la Constitución del Ecuador, los instrumentos internacionales, la Ley, su Reglamento y la demás normativa y jurisprudencia aplicable. 

b. Principio de lealtad: El tratamiento de datos personales deberá ser leal, por lo que para los titulares debe quedar claro que se están recogiendo, utilizando, consultando o tratando de otra manera, datos personales que les conciernen, así como las formas en que dichos datos son o serán tratados. En ningún caso los datos personales podrán ser tratados a través de medios o para fines, ilícitos o desleales. 

c. Principio de transparencia. – El tratamiento de datos personales deberá ser transparente, por lo que toda información o comunicación relativa a este tratamiento deberá ser fácilmente accesible y fácil de entender y se deberá utilizar un lenguaje sencillo y claro. Las relaciones derivadas del tratamiento de datos personales también deben ser transparentes.

d. Principio de finalidad. – Las finalidades del tratamiento deberán ser determinadas, explícitas, legítimas y comunicadas al titular; no podrán tratarse datos personales con fines distintos para los cuales fueron recopilados, a menos que concurra una de las causales que habiliten un nuevo tratamiento conforme los supuestos de tratamiento legítimo señalados en la ley. El tratamiento de datos personales con fines distintos de aquellos para los que hayan sido recogidos inicialmente solo debe permitirse cuando sea compatible con los fines de su recogida inicial. Para ello, habrá de considerarse el contexto en el que se recogieron los datos, la información facilitada al titular en ese proceso y, en particular, las expectativas razonables del titular basadas en su relación con el responsable en cuanto a su uso posterior, la naturaleza de los datos personales, las consecuencias para los titulares del tratamiento ulterior previsto y la existencia de garantías adecuadas tanto en la operación de tratamiento original como en la operación de tratamiento ulterior prevista.

e. Principio de pertinencia y minimización de datos personales. – Los datos personales deben ser pertinentes y estar limitados a lo estrictamente necesario para el cumplimiento de la finalidad del tratamiento.

f. Principio de proporcionalidad del tratamiento. – El tratamiento debe ser adecuado, necesario, oportuno, relevante y no excesivo con relación a las finalidades para las cuales hayan sido recogidos o a la naturaleza misma, de las categorías especiales de datos.

g. Principio de confidencialidad. – El tratamiento de datos personales debe concebirse sobre la base del debido sigilo y secreto, es decir, no debe tratarse o comunicarse para un fin distinto para el cual fueron recogidos, a menos que concurra una de las causales que habiliten un nuevo tratamiento conforme los supuestos de tratamiento legítimo señalados en la ley. Para tal efecto, el responsable del tratamiento deberá adecuar las medidas técnicas organizativas para cumplir con este principio.

h. Principio de calidad y exactitud. – Los datos personales que sean objeto de tratamiento deben ser exactos, íntegros, precisos, completos, comprobables, claros; y, de ser el caso, debidamente actualizados; de tal forma que no se altere su veracidad. Se adoptarán todas las medidas razonables para que se supriman o rectifiquen sin dilación los datos personales que sean inexactos con respecto a los fines para los que se tratan. En caso de tratamiento por parte de un encargado, la calidad y exactitud será obligación del responsable del tratamiento de datos personales.

i. Principio de conservación. – Los datos personales serán conservados durante un tiempo no mayor al necesario para cumplir con la finalidad de su tratamiento. Para garantizar que los datos personales no se conserven más tiempo del necesario, el responsable del tratamiento establecerá plazos para su supresión o revisión periódica. La conservación ampliada de tratamiento de datos personales únicamente se realizará con fines de archivo en interés público, fines de investigación científica, histórica o estadística, siempre y cuando se establezcan las garantías de seguridad y protección de datos personales, oportunas y necesarias, para salvaguardar los derechos previstos en esta norma.

j. Principio de seguridad de datos personales. – Los responsables y encargados de tratamiento de los datos personales deberán implementar todas las medidas de seguridad adecuadas y necesarias, entendiéndose por tales las aceptadas por el estado de la técnica, sean estas organizativas, técnicas o de cualquier otra índole, para proteger los datos personales frente a cualquier riesgo, amenaza, vulnerabilidad, atendiendo a la naturaleza de los datos de carácter personal, al ámbito y el contexto.

k. Principio de responsabilidad proactiva y demostrada.- El responsable del tratamiento de datos personales deberá acreditar el haber implementado mecanismos para la protección de datos personales; es decir, el cumplimiento de los principios, derechos y obligaciones establecidos en la presente Ley, para lo cual, además de lo establecido en la normativa aplicable, podrá valerse de estándares, mejores prácticas, esquemas de auto y coregulación, códigos de protección, sistemas de certificación, sellos de protección de datos personales o cualquier otro mecanismo que se determine adecuado a los fines, la naturaleza del dato personal o el riesgo del tratamiento. El responsable del tratamiento de datos personales está obligado a rendir cuentas sobre el tratamiento al titular y a la Autoridad de Protección de Datos Personales. El responsable del tratamiento de datos personales deberá evaluar y revisar los mecanismos que adopte para cumplir con el principio de responsabilidad de forma continua y permanente, con el objeto de mejorar su nivel de eficacia en cuanto a la aplicación de la presente Ley.

l. Principio de aplicación favorable al titular. – En caso de duda sobre el alcance de las disposiciones del ordenamiento jurídico o contractuales, aplicables a la protección de datos personales, los funcionarios judiciales y administrativos las interpretarán y aplicarán en el sentido más favorable al titular de dichos datos.

DISPOSICIONES

El personal de la Institución que realice un tratamiento de datos personales tiene que verificar que se cumplan los estándares de seguridad y debido consentimiento para el tratamiento de información personal, además se deberán regir por las siguientes disposiciones: 

1. El aspirante, padre de familia, colaborador o proveedor que proporcione datos falsos, quedará excluido de nuestra red de forma permanente; además ACADEMIA COTOPAXI se reserva tomar las medidas judiciales o extrajudiciales que ameriten. 
2. Únicamente se recolectarán datos que sean necesarios y proporcionales a la institución siempre que se cuente con previa, expresa e informada autorización por parte de su titular. Lo anterior, con excepción de los casos en que las Normas Aplicables permitan el Tratamiento de datos sin requerir autorización.
3. Los representantes de los titulares de los datos proporcionados deberán tener claridad respecto de las finalidades para las cuales autorizan la entrega de sus datos. Las autorizaciones para tratamiento de los datos contendrán dichas finalidades, y serán otorgadas mediante la suscripción de contratos, avisos de privacidad, consentimientos informados, entre otros, los cuales en todo caso incluirán tanto la autorización como las finalidades del tratamiento de datos personales.  Podemos usar indistintamente cualquier mecanismo para formalizar la voluntad del usuario de compartir su información personal y usarla, los cuales, cumplirán los requisitos mínimos legales y los estándares compliance de la Institución. 

En la recepción de datos personales y datos personales sensibles se emplearán estrictas medidas de seguridad y confidencialidad. La Institución y sus Empleados se han comprometido a mantener la confidencialidad de cualquier tipo de Datos Personales y no revelar ningún Dato Personal a terceros no autorizados (tanto desde ACADEMIA COTOPAXI como fuera de la misma).  

4. FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES 

Finalidades de tratamiento de los datos de proveedores como aliados estratégicos para brindar los servicios:

• Evaluar de manera suficiente al proveedor con la finalidad de garantizar un nivel adecuado para el tratamiento de los datos requeridos para la ejecución del servicio.
• Evaluar la calidad y desempeño del Proveedor en cumplimiento de sus funciones 
• Documentar e instruir sobre el adecuado tratamiento de activos de información compartidos.
• Cumplir con lo establecido en el estándar de relaciones con proveedores.
• Proporcionar los datos recolectados de los proveedores a las autoridades de control y vigilancia, de policía, judiciales y/o administrativas, en virtud de un requerimiento legal.
• Transferir y comunicar los datos personales a países que cumplan con niveles adecuados de protección de los datos, conforme a los estándares de seguridad.
• Estar sujetos a un control de seguridad de ingreso a la institución a través de videovigilancia y sistema de reconocimiento facial para la ejecución de determinado servicio o cumplimiento contractual. 

Finalidades de tratamiento de datos personales de Padres de familia , persona autorizada y aspirantes:

• Dar tratamiento y usar los datos personales suministrados por los clientes o aspirantes, sea de forma física y electrónica, a través de contratos, cotizaciones, Sitios Web, aplicaciones, postulación a vacantes disponibles, solicitudes de admisión y formulario de contacto, entre otros; para enviarles a los correos electrónicos registrados, o número de contacto información acerca del servicio adquirido o que se desee adquirir.
• Suministrar los datos recolectados a las autoridades regulatorias como el Ministerio de Educación o Ministerio de Salud, de policía, judiciales y/o administrativas, en virtud de un requerimiento legal y/o usar o revelar esta información 
• Contactar al Titular a través de correo electrónico para el envío de extractos, estados de cuenta o facturas en relación con las obligaciones derivadas del contrato celebrado entre las partes. Así también se podrá enviar reportes de desarrollo académico de los estudiantes o informar sobre casos de emergencia de salud por los medios de contacto determinados. 
• Se podrá suscribir contratos de afiliación a seguros de vida y médicos del menor o estudiante de la institución a través de la comunicación de sus datos personales y los del menor. 
• Recabar los datos personales e incluso fotografía de su cédula e imagen para la autorización y confirmación de retiro del estudiante de la institución con la debida aprobación del representante legal del menor. 
• Permitir el acceso a la información a los entes de control para llevar a cabo procesos de auditoría interna o externa.
• Mantener vigente los datos personales de los titulares.
• Dar tratamiento a los datos personales y aquellos datos de categoría sensible para verificación de identidad en cumplimiento a los sistemas de seguridad incorporados en la Institución como los sistemas de videovigilancia y reconocimiento facial. 
• Utilizar datos personales para intercambiar información, comunicaciones, solicitudes, aceptaciones y/o cualquier otra clase de expresiones de voluntad.
• Recopilará datos identificativos para atender requerimientos y consultas del padre de familia o aspirante, cuando el usuario se ha contactado mediante redes sociales. 
• Se tratarán los datos personales de los padres de familia con el objetivo de enviar información sobre nuevos servicios y aquellos complementarios como cafetería y transporte.
• Los datos se utilizarán para contactar a las personas que lo requieran y lo autoricen, con la finalidad de dar contestación a sus requerimientos. 
• Dar respuesta a los pedidos de información, ayuda o solicitud de servicios. 
• Atención a quejas, reclamos y requerimientos de usuarios, incluyendo la facultad de contactarles para procesar adecuadamente el requerimiento y atenderlo satisfactoriamente.
• Notificar los cambios de la presente Política de Privacidad.
• Dar cumplimiento a las obligaciones legalmente establecidas, así como verificar el cumplimiento de las obligaciones contractuales. Para ello, la institución podrá ejecutar gestiones de cobranza derivadas de obligaciones pendientes. 

Finalidades de tratamiento de datos de estudiantes:

• Comunicar y transferir de forma nacional e internacional los datos personales de los estudiantes previa autorizaciones de los representantes legales para: la adquisición de certificaciones internacionales, material de estudios como libros virtuales, acceso a plataformas académicas virtuales. 
• Realizar un tratamiento de datos personales y datos personales de categoría sensibles como aquellos de datos de salud para la apertura de expediente médico del estudiante, control y evaluación médica del estudiante durante el desarrollo de su año lectivo. 
• Dar tratamiento de datos personales sensibles respecto del comportamiento y actuaciones de la persona para el inicio e investigación de procedimiento disciplinario direccionado por el Comité de Disciplina de la institución.
• Usar los datos personales de los estudiantes para la emisión de diplomas, certificaciones, calificaciones, notificación de entrada y salida del país del estudiante, notificaciones de vacunación. 
• Realizar un tratamiento de la imagen del estudiante siempre que se cuente con el consentimiento previo y explícito del representante legal.
• Los datos personales percibidos podrán ser tratados y comunicados a terceros determinados para la ejecución de actividades académicas, así como la provisión de servicio de transporte y talleres extracurriculares. 
• Dar tratamiento a los datos personales y aquellos datos de categoría sensible para verificación de identidad en cumplimiento a los sistemas de seguridad incorporados en la Institución como los sistemas de videovigilancia y reconocimiento facial. Como finalidad paralela, la institución podrá evaluar la conducta y acciones del estudiante a través de dichos medios, los mismos que podrán ser incorporados como evidencia en procedimientos disciplinarios. 

Finalidades de tratamiento de datos de colaboradores y candidatos:

• Registrar y tratar la información de candidatos postulantes en un proceso de selección, o para futuros procesos.
• Comunicar y transferir de forma nacional e información los datos personales con la finalidad de conservación de la información en plataformas identificadas.
• Contactar a los candidatos para la contratación a un cargo determinado o futuros procesos de selección de ser su interés.
• Verificar la veracidad y autenticidad de la información suministrada en su hoja de vida con las entidades educativas en las que ha adelantado sus estudios y ha desempeñado cargos laborales.
• Compartir información con proveedores y aliados para realizar visitas domiciliarias, exámenes médicos de ingreso y demás actividades propias del proceso de selección

• Dar cumplimiento a obligaciones laborales de ACADEMIA COTOPAXI en su calidad de empleador, establecidas en la legislación laboral, el contrato de trabajo, el Reglamento Interno de Trabajo y Políticas Corporativas.
• Asimismo, ejecutar actividades inherentes a la relación laboral y al giro ordinario de ACADEMIA COTOPAXI, así como una serie de capacitaciones. 
• Efectuar control, seguimiento, monitoreo, vigilancia y en general facilitar la seguridad de las instalaciones, bienes y personal de la institución.
• Cualquier otra finalidad que resulte necesaria para el desarrollo del objeto social y la actividad económica de ACADEMIA COTOPAXI.
• Informar al empleado sobre cualquier modificación de la relación contractual. Evaluar la calidad y desempeño del empleado en cumplimiento de sus funciones derivadas del contrato de trabajo.
• Suministrar cuando se requiera información a los entes de control para auditorías internas y externas.
• Asignación de herramientas de trabajo para el desarrollo de sus funciones (creación de cuentas de correo corporativo), firmas de acuerdos de confidencialidad y no divulgación, firma de manual de adecuado tratamiento de datos, adecuado uso de dispositivos de proporcionados, entre otros.
• Verificar referencias personales y laborales durante el proceso de contratación.
• Tratamiento de información de familiares, para beneficios y en caso de emergencia contactar a los familiares.

8.  CONSENTIMIENTO 

ACADEMIA COTOPAXI en cumplimiento del marco legal para la protección de datos personales, declara que utilizará mecanismos adecuados y suficientes para obtener la autorización y consentimiento previo, libre, específico, informado e inequívoco, del representante legal del titular y de forma personal, a través de distintos formularios, página web, aplicación móvil, o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, para el tratamiento de los datos personales en la base de datos que aplique entre las existentes en ACADEMIA COTOPAXI.

Se informa de manera clara, completa y expresa al titular sobre el tratamiento al que serán sometidos sus datos personales, así como el carácter facultativo de la entrega de datos sensibles y de los derechos que le asisten como titular, así como la identificación, dirección física o electrónica y responsable del tratamiento.

ACADEMIA COTOPAXI como responsable del tratamiento de datos personales, conservará prueba de la autorización otorgada por los titulares, o en su defecto, de la base legitimadora para el tratamiento realizado.

El titular estará facultado a retirar en cualquier momento, sin efecto retroactivo, el consentimiento que usted haya prestado previamente para autorizar el tratamiento de sus datos para una finalidad determinada.

9. COMUNICACIONES O TRANSFERENCIA INTERNACIONAL A TERCEROS DETERMINADOS

ACADEMIA COTOPAXI no venderá, intercambiará, alquilará o compartirá la información personal del titular excepto en las formas establecidas en esta Política.

ACADEMIA COTOPAXI compartirá información con los proveedores de servicios o con las instituciones con quienes ACADEMIA COTOPAXI tenga una relación de colaboración o alianza, que contribuyan a mejorar o facilitar las operaciones. ACADEMIA COTOPAXI velará porque se cumplan los estándares de protección, mediante la firma de contratos o convenios cuyo objeto sea la privacidad y confidencialidad de los datos personales del titular. 

Al titular se le facultará su potestad de aceptar que ACADEMIA COTOPAXI revele o comparta información personal con terceros que son proveedores de servicios o institución aliadas, afiliadas o relacionadas con ACADEMIA COTOPAXI. 

ACADEMIA COTOPAXI cooperará con las autoridades con las cuales debe actuar, para garantizar el cumplimiento de la Ley. ACADEMIA COTOPAXI colaborará con las autoridades competentes con el fin de salvaguardar la integridad y la seguridad de la comunidad y la de sus titulares de los datos. Sin perjuicio de ello, puede suceder en virtud de órdenes judiciales, cuando se encuentre permitido por ley, o en caso de prevención de lavado de activos o financiamiento del terrorismo, ACADEMIA COTOPAXI podrá revelar la información personal a las autoridades o terceras partes sin el consentimiento del titular.

ACADEMIA COTOPAXI mediante la autorización del titular estará facultado a transferir total o parcialmente datos personales a cualquiera de las sociedades controladas, controlantes y/o vinculadas con ACADEMIA COTOPAXI, a cualquier título y en el momento, forma y condiciones que estime pertinente. ACADEMIA COTOPAXI garantizará la privacidad y seguridad de la información. 

10. CONSERVACIÓN

Los datos personales de los titulares se conservarán durante el tiempo necesario para cumplir con las finalidades señaladas. Cuando ACADEMIA COTOPAXI ya no necesite utilizar los datos personales para cumplir con las finalidades que motivaron su compilación, o para cumplir con obligaciones contractuales o legales, se eliminarán los datos personales del sistema y registros, ACADEMIA COTOPAXI tomará las medidas necesarias para proceder con la anonimización de los datos personales, de modo que ya no pueda ser identificado con ellos. 

11. EVALUACIÓN DE IMPACTO

Cuando una actividad de tratamiento, y concretamente la puesta en práctica de una nueva tecnología o sistema informático vaya a tener como resultado probable el tratamiento de datos personales y un riesgo elevado para los derechos y libertades individuales, teniendo especialmente en cuenta la naturaleza, el alcance, contexto y finalidad de la actividad de tratamiento propuesta, se elaborará una evaluación del impacto sobre la protección de datos con anterioridad a la puesta en marcha de la actividad de tratamiento. 

12. MEDIDAS DE SEGURIDAD 

ACADEMIA COTOPAXI cumplirá con todas las medidas técnicas y organizativas aplicables en materia de medidas de seguridad para la protección de los datos personales. Se utilizará los estándares de la industria para la protección de la confidencialidad de la información, incluyendo, en otras medidas: (incluir). ACADEMIA COTOPAXI considera la información personal del titular como un activo que debe ser protegido de cualquier pérdida o acceso no autorizado, a tal fin ACADEMIA COTOPAXI emplea diversas técnicas de seguridad para proteger tales datos de accesos no autorizados por titulares de los datos de dentro o fuera de la Institución. 

Solo podrán acceder a la información dentro de ACADEMIA COTOPAXI aquellos equipos o empleados que necesiten conocerla. ACADEMIA COTOPAXI se asegura de implementar los derechos y las políticas de administración dentro de la institución, y tomar todas las medidas necesarias para garantizar que los empleados y los proveedores de servicios mantengan los archivos en confidencialidad.

ACADEMIA COTOPAXI no se hace responsable por interceptaciones ilegales o violación de sus sistemas o bases de datos por parte de personas no autorizadas. 

13. DERECHOS 

Derecho de acceso: Podrá consultar sus datos personales que están siendo objeto de tratamiento por ACADEMIA COTOPAXI. El titular tiene derecho a conocer y a obtener, gratuitamente, del responsable de tratamiento acceso a todos sus datos personales y a su información, sin necesidad de presentar justificación alguna. El responsable del tratamiento de datos personales deberá establecer métodos razonables que permitan el ejercicio de este derecho, el cual deberá ser atendido dentro del plazo de quince (15) días.

Derecho de rectificación y actualización.- El titular tiene el derecho a obtener del responsable del tratamiento la rectificación y actualización de sus datos personales inexactos o incompletos. Para tal efecto, el titular deberá presentar los justificativos del caso, cuando sea pertinente. El responsable de tratamiento deberá atender el requerimiento en un plazo de quince (15) días y en este mismo plazo, deberá informar al destinatario de los datos, de ser el caso, sobre la rectificación, a fin de que lo actualice.

Derecho de eliminación.- El titular tiene derecho a que el responsable del tratamiento suprima sus datos personales, cuando: 1) El tratamiento no cumpla con los principios establecidos en la ley; 2) El tratamiento no sea necesario o pertinente para el cumplimiento de la finalidad; 3) Los datos personales hayan cumplido con la finalidad para la cual fueron recogidos o tratados; 4) Haya vencido el plazo de conservación de los datos personales; 5) El tratamiento afecte derechos fundamentales o libertades individuales; 6) Revoque el consentimiento prestado o señale no haberlo otorgado para uno o varios fines específicos, sin necesidad de que medie justificación alguna; o, 7) Exista obligación legal. El responsable del tratamiento de datos personales implementará métodos y técnicas orientadas a eliminar, hacer ilegible, o dejar irreconocibles de forma definitiva y segura los datos personales. Esta obligación la deberá cumplir en el plazo de quince (15) días de recibida la solicitud por parte del titular y será gratuito.

Derecho de oposición. El titular tiene el derecho a oponerse o negarse al tratamiento de sus datos personales, en los siguientes casos: 1) No se afecten derechos y libertades fundamentales de terceros, la ley se lo permita y no se trate de información pública, de interés público o cuyo tratamiento está ordenado por la ley. 2) El tratamiento de datos personales tenga por objeto la mercadotecnia directa; el interesado tendrá derecho a oponerse en todo momento al tratamiento de los datos personales que le conciernan, incluida la elaboración de perfiles; en cuyo caso los datos personales dejarán de ser tratados para dichos fines. 3) Cuando no sea necesario su consentimiento para el tratamiento como consecuencia de la concurrencia de un interés legítimo, y se justifique en una situación concreta personal del titular, siempre que una ley no disponga lo contrario. El responsable de tratamiento dejará de tratar los datos personales en estos casos, salvo que acredite motivos legítimos e imperiosos para el tratamiento que prevalezcan sobre los intereses, los derechos y las libertades del titular, o para la formulación, el ejercicio o la defensa de reclamaciones. Esta solicitud deberá ser atendida dentro del plazo de quince (15) días.

Derecho a la portabilidad.- El titular tiene el derecho a recibir del responsable del tratamiento, sus datos personales en un formato compatible, actualizado, estructurado, común, inter-operable y de lectura mecánica, preservando sus características; o a transmitirlos a otros responsables. El titular podrá solicitar que el responsable del tratamiento realice la transferencia o comunicación de sus datos personales a otro responsable del tratamiento en cuanto fuera técnicamente posible y sin que el responsable pueda aducir impedimento de cualquier orden con el fin de ralentizar el acceso, la transmisión o reutilización de datos por parte del titular o de otro responsable del tratamiento. Luego de completada la transferencia de datos, el responsable que lo haga procederá a su eliminación, salvo que el titular disponga su conservación.

Derecho a la suspensión del tratamiento.- El titular tendrá derecho a obtener del responsable del tratamiento la suspensión del tratamiento de los datos, cuando se cumpla alguna de las condiciones siguientes: 1) Cuando el titular impugne la exactitud de los datos personales, mientras el responsable de tratamiento verifica la exactitud de los mismos. 2) El tratamiento sea ilícito y el interesado se oponga a la supresión de los datos personales y solicite en su lugar la limitación de su uso; 3) El responsable ya no necesite los datos personales para los fines del tratamiento, pero el interesado los necesite para la formulación, el ejercicio o la defensa de reclamaciones; 4) Cuando el interesado se haya opuesto al tratamiento, mientras se verifica si los motivos legítimos del responsable prevalecen sobre los del interesado. Cuando el titular impugne la exactitud de los datos personales, mientras el responsable de tratamiento verifica la exactitud de los mismos, deberá colocarse en la base de datos, en donde conste la información impugnada, que ésta ha sido objeto de inconformidad por parte del titular. El responsable de tratamiento podrá tratar los datos personales, que han sido objeto del ejercicio del presente derecho por parte del titular, únicamente, en los siguientes supuestos: para la formulación, el ejercicio o la defensa de reclamaciones; con el objeto de proteger los derechos de otra persona natural o jurídica o por razones de interés pública importante.

Derecho a no ser objeto de una decisión basada única o parcialmente en valoraciones automatizadas.– El titular tiene derecho a no ser sometido a una decisión basada única o parcialmente en valoraciones que sean producto de procesos automatizados, incluida la elaboración de perfiles, que produzcan efectos jurídicos en él o que atenten contra sus derechos y libertades fundamentales.

14. CANALES DE ACCESO

El titular podrá hacer cualquiera de las acciones antes descritas, comunicándose con ACADEMIA COTOPAXI a través del formulario de ejercicio de derechos en ACADEMIA COTOPAXI. Alternativamente, como titular de datos personales podrías comunicar directamente tu requerimiento al siguiente correo:      dataprotection@cotopaxi.k12.ec El término de respuesta a cualquier solicitud será de 15 días hábiles contados a partir del día en que se recibió el requerimiento correspondiente, de acuerdo con lo que establece la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales.

15. PROCEDIMIENTO PARA CONSULTAS, QUEJAS Y RECLAMOS

Todas las comunicaciones, consultas, quejas y/o reclamos deberán ser dirigidas a la GERENCIA GENERAL- OFICIAL DE DATOS de ACADEMIA COTOPAXI con nombre de asunto – Protección Datos Personales.

El titular podrá consultar sus datos en cualquier momento, y de ACADEMIA COTOPAXI deberá atender la consulta en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta. 

Así mismo, el Titular o su representante podrán solicitar la corrección, actualización o supresión de sus datos, presentando una comunicación que será tramitada mediante solicitud escrita en donde se incluyan los siguientes datos: (i) Identificación del Titular o del representante, acreditando sus calidades. (ii) Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, (iii) Dirección de correspondencia física y electrónica. (iv) Documentos soporte de la solicitud.

El titular para presentar Reclamos deberá realizar el siguiente proceso; de forma previa a presentar cualquier queja ante la autoridad competente:

• ACADEMIA COTOPAXI requerirá al interesado dentro de los tres (3) días siguientes a la recepción del reclamo para que aporte documentos adicionales, en los casos en que resulte incompleta la solicitud.
• Dentro de los treinta (30) días siguientes a la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. Recibido el reclamo, se incluirá dentro de los dos (3) días siguientes a la recepción del reclamo una nota dentro de la base de datos respectiva, en donde se establezca que un reclamo se encuentra en curso.
• ACADEMIA COTOPAXI deberá atender el reclamo dentro de los quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. En caso de no ser posible atenderlo en ese término, se informará al interesado, y se informarán las razones de la demora, y se dará respuesta en un término de máximo ocho (8) días.

Los Titulares podrán en todo momento rectificar, conocer y actualizar sus datos, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

En los términos del artículo 92 de la Constitución Ecuatoriana, la entrega de información relacionada con o los Datos Personales y Datos Personales Sensibles a los Titulares será gratuita, debiendo cubrir el Titular únicamente los gastos justificados relativos al envío o el costo de reproducción en copias u otros formatos. Lo anterior siempre que el Titular o persona autorizada conforme a la ley, los solicite.

Tanto para solicitar información relativa a datos personales, como presentar una queja, se requerirá la presentación de los siguientes documentos: 

1. Persona a la cual va dirigida (OFICIAL DE DATOS)
2. El nombre y número de identificación del titular.
3. Descripción completa de la consulta/queja.
4. Copia documento de identidad del titular
5. Pruebas que acrediten lo mencionado en la descripción. 
6. Dirección e información de contacto
7. Documento que habilite la titularidad del solicitante

16. MODIFICACIÓN 

ACADEMIA COTOPAXI podrá modificar esta Política y/o las prácticas de envío de e-mails. En caso de que ACADEMIA COTOPAXI modifique la Política, éste notificará al titular publicando una versión actualizada de la Política en esta sección o mediante el envío de un e-mail o informándolo en la página principal u otras secciones para mantener actualizado al titular de los cambios realizados. El titular deberá decidir si aceptar o no las modificaciones a la Política. En el caso que el titular no acepte los nuevos términos y condiciones de la Política, el vínculo entre éste y ACADEMIA COTOPAXI quedará disuelto y la información personal de dicho titular de los datos no será usada de otra forma que la que fue informada al momento de recabarse.

17. VIGENCIA

La presente Política empezará a regir a partir del mes de Agosto de 2023. Datos Personales que sean almacenados, utilizados o transmitidos permanecerán en las bases de datos de ACADEMIA COTOPAXI durante el tiempo que sea necesario para cumplir con las finalidades expuestas en este documento o para que la Institución pueda cumplir con sus deberes legales.

Sin embargo, la información será revisada cada año para verificar la veracidad del dato y finalidad de seguir con su tratamiento.